Das bayerische Archivgesetz verpflichtet Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts zur Archivierung ihres Materials. Über diesen formaljuristischen Grund hinaus verfolgt der Sparkassenverband Bayern den Aufbau von Archiven zur langfristigen Sicherung von Rechtstiteln sowie markt- und geschäftsrelevanten Informationen, aber auch zur Nachvollziehbarkeit wichtiger Entscheidungen im sparkassenpolitischen Umfeld und zur Dokumentation der historischen Öffentlichkeitsarbeit.
Bei der Erschließung von Schriftgut für Archive ist der Einsatz elektronischer Datenverarbeitung heutzutage unverzichtbar. Das von Sparkassenverband Bayern konzipierte EDV-Dokumentationssystem nutzt das bereits bestehende Datenübertragungsnetz der Sparkassen und setzt dazu die Standardsoftware ein. Da das physische Archiv und das EDV-System lediglich eine Verbindung eingehen und keines von beiden das andere ersetzt, können die Provenienzen oder andere wichtige Informationen nicht verloren gehen.
Erster und wichtigster Schritt beim Erfassen des Archivgutes durch das EDV-System ist das Anlegen eines Findbuches. Als Grundlage für diese Arbeit dient eine Ablagemaske, die folgende Kriterien beinhaltet: Dokumentenname, Ort (die alte Signatur), Betreff, Autoren (Ersteller und Empfänger des zu beschreibenden Schriftstücks), Datum (Entstehungsdatum des Schriftstücks), Kategorie (z.B. Text- oder Bildinhalt, Verbands- oder Sparkassendokument), Zugriffscodes (wichtig im Falle noch nicht abgelaufener Sperrfristen) und Deskriptoren (Signatur, Laufzeit sowie allgemeine Suchbegriffe). Die Erstellung des Findbuches erfolgt automatisch, entweder gegliedert nach Numerus currens mit Index oder dem Provenienzprinzip. Für die Registererstellung bedient man sich der bereits erwähnten Deskriptoren. Als Grundlage und Ausgangsunterlage für die Vergabe solcher Deskriptoren stehen der Registraturplan des Deutschen Sparkassenverlages („Einheitsplan für die Schriftgutablage“) bzw. sein Nachfolger, die Nomenklatur der deutschen Sparkassenorganisation, zur Verfügung. Der Einheitsplan gewährleistet ebenso wie die Nomenklatur eine problemlose Übernahme von Akten aus der Registratur ins Archiv, da beide systematisch nach den Aufgabenbereichen der Sparkassenorganisation gegliedert sind. Langwierige Such- und Sortierarbeiten gehören damit der Vergangenheit an.
Das Archiv- und Dokumentationssystem des Sparkassenverbands Bayern ist auf der Basis von Standardsoftware (MS Access) voll kompatibel mit allen gängigen PC-Systemen; die Software wird kostendeckend bereitgestellt.
SPES